Das Gute ist, bei Gmail funktioniert alles über Tags und diese kann man mehrfach und hierarchisch zuweisen.
Somit kann man in Gmail einen Tag z.B. 'Aufgaben' erstellen und unter diesem dann die entsprechenden Sortiertags erstellen z.B. '@Home.Privat' o.ä.
Gmail kennt auch das Feature, dass man individuelle Bezeichnungen seinem eigenem Emailnamen über ein '+' hinzufügen kann (weitere Infos hier). Somit kann man die Bezeichnung '+News' der Emailadresse kermit@gmail.com hinzufügen, um diese später besser nach Newslettern filtern zu können. Man könnte also überall wo man Newsletter erwartet die Adresse 'kermit+News@gmail.com' angeben. Die Email würde ankommen und ist leichter filterbar. 'kermit+Spam@gmail.com' ist auch vorstellbar :-)
Hierfür muss man dann nur noch eine Regel erstellen mit der dann diese Mails bearbeitet werden.
Um nun schnell vom Handy eine Aufgabe anzulegen, habe ich mir in Gmail eine Regel angelegt mit der Mails, die von der eigenen Email-Adresse z.B. 'kermit@gmail.com' an die Adresse z.B. 'kermit+aufgabe@gmail.com' gesendet werden automatisch das Tag 'Aufgaben' bekommen und den Posteingang überspringen.
"schnell vom Handy" geht's halt nur, wenn das entsprechende Smartphone OS dies unterstützt. Bei WebOS Geräten geht es sehr schnell über die "Just Type" Funktion. Bei anderen Betriebssystemen muss man vielleicht vorher noch die Mail-App öffnen.
Wenn die Mail dann im Postfach angekommen ist sieht man dies über die Zahl in Klammern hinter dem Tag z.B. 'Aufgaben (1)', da dies die Zahl der ungelesenen Mails ist. Über diese Zahl kann man dann leicht erkennen wie viele Aufgaben noch offen sind bzw. erledigt werden müssen.
Man kann dann dieser Mail noch weitere Tags zuordnen z.B. '@Urlaub' o.ä.
Was zu erledigen ist, kann dann über den gelesen Status definiert werden. Alle Mails die als ungelesen markiert sind müssen angesehen oder erledigt werden.
Vorteile
- Funktioniert mit jedem Betriebssystem, welches IMAP-Konten einbinden kann.
- Sehr einfach zu bedienen
Nachteile
- Keine Prioritäten.
Reihenfolge kann nicht beeinflusst werden. Man kann nur ein Paar Tags erstellen 'Priorität Dringend', 'Priorität Hoch','Priorität Mittel', 'Priorität Gering' und versuchen sich darüber zu organisieren. Für die Meisten sollte das auch reichen, da man ja nie 20 Dringende Aufgaben haben sollte ;-)
Den einzelnen Tags kann man auch Farben zuordnen, um die Dringlichkeit besser zu signalisieren. - Kein Teilen möglich.
Diese Art der Aufgabenverwaltung kann nicht mit mehreren Leuten geteilt werden, da man ja nicht auf Tag-Ebene seinen Postkasten freigeben kann. Wenn man also in einer Gruppe arbeiten möchte, sollte man dafür ein eigenes Email-Postfach anlegen, dass dann alle in der Gruppe einbinden können. - Aufgaben lassen sich nicht bearbeiten
Da sich Emails nicht bearbeiten lassen kann man immer nur eine neue Mail schreiben, um dieser Aufgabe etwas hinzuzufügen. Dies ist zwar recht umständlich, hat nebenbei aber den Vorteil, dass man sehen kann, wann welche Änderung von wem hinzugefügt wurde, da Gmail ja immer den Verlauf anzeigt.
Das gleiche System kann man übrigens auch für Lesezeichen-Urls verwenden. Hier könnte man z.B. eine Mail-Adresse 'kermit+ref@gmail.com' verwenden. Bei Lesezeichen muss man aber immer etwas aufpassen, dass man nicht zu viele Untertags erzeugt, da es dann wieder leicht unübersichtlich wird.
Um bestimmte Urls zu kennzeichnen, die man unbedingt mal lesen sollte, kann man diese Mails ja wieder als ungelesen markieren.
