Probleme beim sich selbst organisieren

Google bietet einem viele Möglichkeiten sich zu organisieren. Die Google Dienste habe ich ja bereits vorgestellt. Nur leider fällt es vielen (wie auch mir) schwer Informationen zu verteilen und sich darüber zu organisieren. Das liegt daran, dass die Übersicht fehlt. Google bietet keine Möglichkeit, Daten anhand ihres Typs zu verwalten. Somit muss jeder selber entscheiden was er wo hinterlegt.
Dass heißt, Google gibt dir das Werkzeug und Ende.
Ich habe mittlerweile schon vieles gesehen, wie sich so mancher organisiert und war manchmal auch recht überrascht, wie kreativ manche sind, um an ihr Ziel zu kommen.
Bei GTD z.B. erledigt man alles über Emails. Aufgaben, Links, Notizen werden alle in Emails gepackt und zur eigenen Mailbox geschickt.

Man kann die Flut an Daten in unterschiedlichster Form bewältigen. Hier mal ein paar Beispiele:

Aufgaben im Notizbuch

Mal davon abgesehen, dass viele das Notizbuch nicht kennen, kann es schnell passieren, dass es als Aufgabenverwaltung missbraucht wird.
Allerdings gibt es dabei einen großen Nachteil. Man kann keine Zeiten angeben. Auch ist es schwer Aufgaben als erledigt zu kennzeichnen.

Aufgaben im Terminkalender

Aufgaben könnte man auch im Terminkalender eintragen. Da es keine Zeiteingabe gibt muss man diese als Tagestermin eintragen.
Allerdings ist es bei Aufgaben so, dass man nicht immer alle Aufgaben erledigen kann. Dann fängt das Verschieben an. Dann kann es schnell passieren, dass man eine Aufgabe übersieht.
Auch ist es hier schwer eine Aufgabe als erledigt zu markieren.

Aufgaben als Emails

Emails kann man auch als Aufgabensammlung verwenden, wenn man die Emails in entsprechenden Ordner “offen” und “erledigt” verschiebt. Doch ist es auch hier nicht so einfach ein Datum zu hinterlegen.

Notizen als Aufgaben 

Bevor man das Notizbuch bemüht, trägt man eine Notiz schnell mal als Aufgabe ein. Man denkt “hauptsache erstmal sichern”. Das Problem ist hierbei, dass meist mehr Notizen anfallen als Aufgaben. Dazu kommt, dass Notizen eigentlich nicht wie Aufgaben darauf ausgerichtet sind kurzlebig zu sein.

Notizen als Emails

Da die google Mailsuche sehr gut ist könnte man ja auch davon ausgehen Notizen als Email zu speichern. Allerdings sollte jedem klar sein, dass täglich mehr Emails rein kommen als Notizen erfasst werden. Dadurch kommt die Übersicht über die Notizen schnell abhanden. Auch wenn man mit Ordnern arbeitet müsste man die Notiz-Ordner gegen die Email Order abgrenzen und das klappt irgend wann nicht mehr.

Lesezeichen als Aufgabe

Jeder kennt es. Man findet eine Seite hat aber gerade keine Zeit sie durchzulesen. Was liegt da näher als diese Url als Aufgabe zu speichern. Allerdings wird man die Url nicht finden, wenn man Zeit hat, da man nicht in die Aufgaben schaut, zu einer Zeit zu der man Entspannung sucht.

Lesezeichen als Email

Gleiches, wie bei den Aufgaben, gilt auch für Emails. Allerdings gehen Url-Emails noch schneller unter.

Fotos in Email

Mancher speichert seine Fotos als Email. Auch diese gehen schnell in der Masse unter. Auch lassen sich diese aus den Emails heraus nicht für andere freigeben. Suchen ist auch schwierig, wenn man keinen vernünftigen Namen vergeben hat.

Termine als Aufgabe

Wer einen Termin bei den Aufgaben einträgt kann keine Zeiten definieren. Das heißt, man kann nur ganztägige Termine eintragen. Allerdings ist hier das Problem, dass man bei Aufgaben davon ausgeht, dass diese geschoben werden können. Einen Termin zu verschieben bedeutet, dass irgendjemand oder irgendetwas nicht über die Schiebung informiert wird.